۷ تکنیک کاربردی برای مدیریت زمان در کسب و کار اینترنتی

مدیریت زمان یکی از مهارت های مهمی است که یک صاحب کسب و کار اینترنتی و مدیر بازاریابی دیجیتال باید داشته باشد.

چه در محل کار باشید و چه در منزل، تفاوت بین یک مدیر موفق با یک فرد معمولی در مهارت مدیریت زمان است.

مدیریت زمان مهارتی است که می تواند برای یک پروژه سه ماهه یا مدیریت روزانه شما اعمال شود. با استفاده بهینه از وقت خود، به بهره وری بیشتر رسیده و استرس کمتری خواهید داشت.

مدیریت زمانِ ضعیف می تواند منجر به اضطراب و به پایان نرساندن پروژه های کسب و کار شود.

شما ممکن است به تنهایی یک کسب و کار را شروع کرده باشید، بنابراین بسیار مهم است که بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید تا به مهمترین بخش های کسب و کارتان برسید.

حتی اگر به صورت تیمی هم در حال فعالیت باشید باز هم مدیریت زمان برای واگذاری پروژه های مختلف به افراد تیم تان بسیار مهم است. شما باید بتوانید وقت خود را به طور کارآمد مدیریت کنید.

در این آموزش شما را با راهکارهایی آشنا خواهیم کرد که در مدیریت زمان بسیار کارآمد خواهد بود:

از ماتریس فوری/مهم استفاده کنید.

یک مدیر خوب هرگز اجازه نمی دهد چیزهای زیادی روی میز او قرار بگیرد. وقتی بیست کار مختلف برای انجام دادن دارید، چگونه زمان خود را به طور مؤثر سازماندهی می کنید؟

اولین ابزاری که می توانید استفاده کنید ماتریس Urgent / Important یا مهم و فوری است.

این ماتریس ساده به شما امکان می دهد تا فعالیت های بسیار مهم را مشخص کرده و آن ها را بر اساس میزان اهمیت انجام دهید.

فوری و مهم: کارهایی که باید هم اکنون انجام دهید و نتیجه آن روی کسب و کارتان بسیار اهمیت دارد.

فوری نیست اما مهم است: این کارها بسیار مهم هستند و باید دیر یا زود انجام شوند ولی فوری نیستند که بخواهید همین الان انجامشان دهید، پس میتوانید آن را به زمان دیگری موکول کنید.

فوری است ولی مهم نیست: انجام این کارها را میتوانید به دیگران واگذار کنید.

فوری و مهم نیست: شاید بهتر باشد این کارها را انجام ندهید.

با استفاده از این ابزار میتوانید مطمئن شوید که در حال انجام مهمترین و فوری ترین وظایف هستید و از زمان خود به درستی استفاده میکنید. کارهایی که اهمیت چندانی نداشته باشند را واگذار کرده و یا اصلا انجامشان نمیدهید، به این ترتیب استرس و حواس پرتی کمتری خواهید داشت.

لیست های اولویت بندی شده

To-Do لیست ها یا لیست وظایف، یک روش عالی برای ردیابی کارهایی است که شما باید انجام دهید.

برای این منظور میتوانید لیست اقدامات مهم را روی یک کاغذ نوشته و یا از اپلیکیشن هایی که برای این منظور طراحی شده اند استفاده کنید.

ابتدا کافی است لیسنتی از مهمترین کارهایی که برای کسب و کار یا کمپین های بازاریابی اینترنتی تان باید انجام دهید تهیه کنید.

سپس با استفاده از ماتریس فوری/مهم، کارها را بر اساس اهمیت و فرویتِ انجام، اولویت بندی کنید.

به عنوان مثال ممکن است بخواهید یک ایمیل به اعضای لیست تان ارسال کرده و محصولی که به تازگی منتشر کرده اید را معرفی کنید.

کار دیگر ممکن است تولید محتوا برای سایت تان باشد و وظیفه بعدی ارسال یک پست در پیج اینستاگرام باشد.

با توجه به ماتریس فوری/مهم میتوانید این کارها را سازماندهی کنید.

مثلا شاید ارسال ایمیل بتواند برای تان مشتری و درآمد داشته باشد.

پس بهتر است ابتدا زمان خود را روی این کار مهم صرف کنید.

وقتی لیست کارهای خود را اولویت بندی کردید، اکنون یک لیست هدفمند دارید که برای پیشبرد و انجام آن باید روز مشخصی را تعیین کرده و یا طی یک هفته آن ها را به انجام برسانید.

۴ نکته برای بهبود مدیریت زمان

در حالی که استفاده از ماتریس فوری/مهم و لیست اقدامات اولویت بندی شده برای مدیریت زمان بسیار مفید است، اما گاهی تعلل در انجام کارها میتواند یک دام خطرناک باشد.

لذا در ادامه ۴ مورد مهم را بررسی خواهیم کرد که به از بین بردن تعلل و کاهش حواس پرتی کمک میکند.

یاد بگیرید که “نه” بگویید

“نه” گفتن یک مهارت است. وقتی از شما خواسته می شود یک کار دیگر را انجام دهید میتوانید آن را به لیست اقدامات خود اضافه کرده و به این ترتیب استرس و حواس پرتی تان را افزایش دهید و روزی صد بار خودتان را لعنت بگویید که چرا آن کار را قبول کردید؟ یا خیلی ساده نه بگویید!

برای نه گفتن باید مؤدب اما محکم باشید.

توصیه می کنیم برای این منظور زبان بدن و صدای خود را کنترل کنید، این به شما کمک می کند تا موضع خود را دقیقا مشخص کرده و با اعتماد به نفس کامل به افراد نشان دهید که زمانی برای انجام کار گفته شده ندارید.

شاید در اوایل، این کار کمی سخت باشد، اما به مرور زمان یاد میگیرید که چطور هر کاری را انجام نداده و اولویت را به کارهای خودتان اختصاص دهید.

اگر این فرد رئیس شماست، میتوانید با او صحبت کرده و بگویید که اولویت های کاری شما به چه صورت است. شاید بتوانید آن کار را در زمان دیگری انجام دهید.

حتی این کار به رئیس شما کمک میکند تا به دنبال پیدا کردن راه حل های جایگزین باشد و منابع دیگری باشد.

از شر نوتیفیکیشن ها خلاص شوید

یکی از مواردی که باعث اتلاف وقت بسیار میشود، شبکه های اجتماعی و نوتیفیکیشن های گاه و بی گاه موبایل تان است.

اگر میخواهید بهره‌وری خود را افزایش داده و مدیریت زمان خوبی داشته باشید، بهتراست زمانی که کار روی پروژه ای را شروع میکنید، موبایل خود را خاموش کرده و یا حداقل نوتیفیکیشن های آن را غیر فعال کنید.

به این ترتیب با هر بار شنیدن صدای نوتیفیکیشنِ گوشی تان، کنجکاو نمیشوید تا آن را چک کرده و زمان زیادی را تلف کنید.

همین مورد را برای ایمیل ها هم انجام دهید.

قورباغه را قورت دهید

مارک تواین گفته جالبی دارد:

“اگر وظیفه شما خوردن یک قورباغه است، بهتر است این کار را ابتدای صبح انجام دهید و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است ابتدا بزرگترین قورباغه را میل کنید. “

قورباغه در اینجا به معنی وجود یک اقدام مهم و بزرگ در لیست تان است که هیچ انگیزه ای برای انجام آن ندارید، یا ممکن است انجام آن نیاز به زمان و تمرکز زیادی داشته باشد.

به همین دلیل چنین کاری را مدت هاست که به تعویق می اندازید.

خوردن قورباغه یعنی فقط این کار مهم را انجام دهید، در غیر این صورت تمام روز را درگیر آن خواهید بود، استرس تان افزایش خواهد یافت و مهمترین کاری که میتواند بیشترین نتیجه را برای تان داشته باشد به تعویق خواهید انداخت.

بنابراین بهتر است این کار مهم را قبل از هر اقدام دیگری انجام دهید.

بهترین زمان برای تکمیل این کار، در اول صبح یا در زمانی است که بشترین انرژی را دارا هستند.

از روش پومودورو استفاده کنید

در این روش شما بازه‌های زمانی به صورت ۲۵ دقیقه ای تعیین کرده و خود را موظف میکنید که در این مدت، تمام تمرکزتان روی یک کار باشد.

سپس میتوانید به خود ۵ دقیقه استراحت داده و ۲۵ دقیقه‌ی بعدی را مجددا روی کار خود تمرکز کنید.

این روش برای افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان، افزایش تمرکز و انجام بیشترین کار در زمان کم بسیار عالی است.

خوشبختانه برای استفاده از این روش اپلیکیشن های موبایلی بسیاری وجود دارد که میتوانید زمان خود را به روش پومودورو مدیریت کنید.

همچنین روی دسکتاپِ کامپیوترتان هم میتوانید از سایت tomato-timer.com برای مدیریت زمان به روش پومودورو استفاده کنید.

البته شما محدود به زمان ۲۵ دقیقه نبوده و میتوانید این زمان را بیشتر کنید. مثلا بازه های ۳۰ دقیقه یا ۹۰ دقیقه در نظر گرفته و سپس ۱۵ دقیقه برای استراحت بگذارید.

دقت داشته باشید که در این مدت، باید تمام تمرکز شما فقط روی انجام یک کار باشد و به هیج عنوان سراغ ایمیل ها یا چک کردن گوشی موبایل تان نروید.

در این زمان نباید بگذارید هیچ چیز حواس شما را پرت کند.

در زمان استراحت میتوانید به کارهای دلخواه بپردازید، اما این بازه، زمانِ تمرکز شما روی مهمترین کارهای تان است.

کافی است یکبار این روش را امتحان کنید تا ببینید چطور بهره‌وری شما در طول روز افزایش میابد و میتوانید کارهای زیادی را به انجام برسانید.